Выгрузка данных из зарплатной программы "ИЛАДА" в 1С
МАК'C: Заказы и доставка
МАК'C:Автозаправочный комплекс
Обработка для "Технопортала АвтоВАЗа"
МАК'C: Автохолдинг
В лице нашей компании Вы найдете надежного и проверенного партнера, цель которого - автоматизировать и, соответственно, облегчить Ваш непростой и кропотливый труд. Вы можете обратиться к нам с любым вопросом по приобретению, внедрению, настройке и сопровождению экономического программного обеспечения 1С.
- Добрый день! Соедините меня, пожалуйста, с главным бухгалтером по поводу поставки программного обеспечения для автоматизации…
- Спасибо, у нас все есть. Нам ничего не надо…
Такой телефонный диалог происходит в офисе любого предприятия несколько раз в течение рабочего дня. Большое количество существующих программных продуктов; компаний, занимающихся их внедрением; обилие используемых при этом подходов требует от руководителя, главного бухгалтера, руководителя отдела, да и просто сотрудника четкого представления о том, что и зачем делает поставщик экономического программного обеспечения, как оценить результат его работ и влияние проведенных работ на дальнейшую жизнь предприятия. Цель этой статьи – попытаться это объяснить.
Введение
Любая компания осуществляет деятельность в соответствии с определенными внутренними правилами. Обычно в ней существуют определенные письменные либо устные инструкции, определяющие порядок обработки заказа, документооборот, порядок платежей и отгрузки товара, работы с поставщиками. Также существуют и контрольные точки, позволяющие определить эффективность функционирования всей «конструкции», а также выявить и устранить ее слабые места. Все вместе это образует процесс работы компании, или бизнес-процесс. Эффективное функционирование бизнеса, возможность получения от бизнеса максимальной отдачи зависит от того, насколько эффективно работает каждый субъект, занятый в нем, т.е. от совершенства сложившихся бизнес-процессов и от степени соответствия «электронного» бизнес-процесса реально существующему.
Цель автоматизации
При проведении автоматизации или обсуждении вопроса о необходимости ее проведения любое предприятие должно стремиться к достижению следующих целей:
- Сократить трудозатраты на выполнение прежнего объема работ. Примером может служить подготовка бухгалтерской отчетности, либо процесс отгрузки продукции. С помощью специализированного программного обеспечения (ПО) трудоемкость таких процедур сокращается в несколько раз.
- Исключить повторяющиеся процедуры или участки бизнес процесса . Пример – оформление первичных документов выполняет один сотрудник, а их регистрацию и учет другой. После установки ПО регистрация и учет первичных документов будет происходить автоматически.
- Автоматизировать средства контроля, отчетности и анализа . Наибольшую сложность для предприятия, как правило, представляет получение оперативных итогов работы за произвольный интервал, контроль эффективности торгового или производственного персонала, получение аналитической информации в разрезе сотрудников, товаров, контрагентов, показателей бухгалтерского и налогового учетов. ПО для комплексной автоматизации учета с успехом решает такую задачу.
- Повысить «прозрачность» бизнес процесса внутри компании. Формализация и централизация знаний, получаемых в процессе работы предприятия, формализация функций и критериев сотрудников позволит администрации проводить более правильную организационную и кадровую политику, оценивать общую схемы работы, устранить слабые места предприятия.
- Соответствовать нормам законодательства. Вероятность несоответствия процедур работы предприятия требованиям законодательства значительно снижается после внедрения ПО.
- Сбор, накопление и учет коммерческой информации. Каждое предприятие стремится непрерывно улучшать качество обслуживания своих заказчиков. Важнейшей составляющей этого процесса является ведение истории клиентов, истории их заказов, уровня удовлетворенности сервисом и много другое. Как, кроме использования специального ПО, добиться этих целей?
- Повысить эффективность предприятия. Следствием достижения перечисленных целей станет улучшение экономических показателей предприятия, его эффективности.
Вывод: целью автоматизации является повышение эффективности предприятия с целью извлечения большей прибыли.
Этапы развития IT -инфраструктуры предприятия
Любое предприятие в процессе своего развития претерпевает значительные изменения. Меняется кадровый состав, структура предприятия, состав, объем решаемых задач и многое другое. Естественно, что и средства автоматизации, установленные на предприятии растут и меняются вместе с ним. Процесс развития информационной инфраструктуры состоит из нескольких этапов, последовательно заменяющих друг друга.
Этап 1. На первом этапе компания не имеет ни средств автоматизации, ни формализованного бизнес процесса. Как правило, вся информация и полномочия поделены между двумя/тремя лицами, являющимися одновременно и собственниками, и торговым и производственным персоналом. На данном этапе документооборот невелик, клиенты исчисляются единицами и отношения с ними построены в основном на дружеских, неформальных подходах. Но, время идет, постепенно растет оборот, расширяется клиентская база, три человека уже перестают справляться с задачами и расширяют штат, усложняется бухгалтерский и прочие виды учета.
Этап 2. На этом этапе на предприятии начинается автоматизация. Как правило, с помощью кустарного или нелицензионного программного обеспечения традиционно закрывается наиболее очевидный участок — бухгалтерский учет. Однако, такой подход не позволяет достигнуть целей автоматизации, а наоборот, способен повредить молодому предприятию – указанные программные продукты не обеспечены ни сопровождением, ни гарантией работоспособности, ни соответствием требованиям законодательства. Если рассматривать детально такую псевдоавтоматизацию, можно увидеть следующую картину:
«Кусочная автоматизация» или пример неверной постановки задачи
Незнание или нежелание применять описанные принципы при проведении работ по автоматизации в небольших компаниях приводит к весьма печальному результату. Наиболее распространенным явлением бывает «кусочная» автоматизация. Как правило, она бывает вызвана низкой квалификацией менеджера, проводящего экспресс-обследование предприятия. В результате подобного внедрения осуществляется автоматизация не бизнес-процесса от точки входа до точки выхода, а лишь одного из составляющих, выделенных подпроцессов. Наиболее критический случай, когда и подпроцесс автоматизирован не полностью. Пример подобного внедрения: в административном подразделении компании есть директор, бухгалтер и секретарь. Работу с первичными документами (счета, счета-фактуры, накладные) осуществляет секретарь, подготовка первичных документов происходит при помощи офисных приложений (MS Word, MS Excell). В конце дня секретарь подготавливает для бухгалтера список счетов, выданных счетов-фактур и накладных на отгрузку товара. Бухгалтер ведет учет при помощи MS Excel, с его помощью подготавливает директору данные об отгрузке товара. В компании существует локальная сеть, каждый из сотрудников имеет отдельное рабочее место с компьютером. Обсуждение вопросов автоматизации происходило с бухгалтером компании. Обсуждалось неудобство ведения учета с помощью MS Excel, отсутствие бюджета на программное обеспечение и прижимистость директора. Наиболее очевидным решением стало внедрение локальной версии программы для ведения бухгалтерского учета и договор на сопровождение. В итоге внедрения получили такой результат: работу с первичными документами (счета, счета-фактуры, накладные) по-прежнему осуществляет секретарь, подготовка первичных документов происходит все также при помощи офисных приложений (MS Word, MS Excel). В конце дня секретарь подготавливает для бухгалтера список счетов, выданных счетов-фактур и накладных на отгрузку товара. Бухгалтер переносит полученные данные в программу для ведения бухгалтерского учета, в ней же ведет сам учет. Данные об отгрузке директору предоставляет при помощи MS Excel. Результат:
Вывод: «кусочная» автоматизация выделенного процесса не позволяет добиться повышения эффективности бизнеса, приводит к увеличению трудозатрат и усилению влияния человеческого фактора, что в итоге приводит к увеличению материальных затрат – т.е. от подобного внедрения компания не получает реальной выгоды, приобретает стойкое недоверие к автоматизации как таковой. Однако, не смотря на очевидную неправильность подхода, он повсеместно используется и по сей день.
Этап 3. С развитием предприятия увеличивается его штат, начинается формализация процедур работы, оперативная информация используется несколькими сотрудниками, начинается разделение видов учета. Все это требует изменения информационной инфраструктуры, ее расширения. Процесс автоматизации продолжается. Приобретается и внедряется лицензионное «промышленное» программное обеспечение, позволяющее решить несколько задач, например, увязать бухгалтерский, кадровый учет и товарооборот, параллельно возникают порядки работы, должностные инструкции и так далее. Однако, устанавливаемое ПО продолжает решать исключительно техническую функцию накопления и учета данных.
Этап 4. Дальнейшее развитие предприятия, формализация его структуры и бизнес-процессов предъявляет новые требования к программному обеспечению. Важнейшей задачей становится анализ предприятия, анализ процедур его работы, не последнее место занимает и анализ человеческих ресурсов. Для этого необходимо наличие инструментов, не просто накапливающих данные, но и позволяющие их оценивать и обрабатывать. Задачу такого масштаба позволяет решить лишь тот продукт, который не просто закрывает весь процесс работы, но позволяет этот процесс контролировать и улучшать.
Видно, что на каждом этапе требования к программному продукту, используемому на предприятии, возрастают. Если на каждом этапе его менять, возникнут естественные затраты на перенос данных, их корректировку в новом продукте, а то и на восстановление информации. Более правильным будет выбор ПО, которое уже с первого дня будет помогать предприятию в решении его задач, не потребует серьезных затрат на этапе развития, и вместе с тем, может развиваться и расширять свои функции вместе с предприятием.
На этапах 1-2 допускается использование локальных версий программного обеспечения, но начиная с третьего этапа необходим переход к «общей», сетевой версии, объединяющей работу все сотрудников предприятия. Рассмотрим в качестве примера два случая необходимости внедрения многопользовательской, «сетевой» версии программного продукта.
Многопользовательская версия ПО должна устанавливаться в следующих случаях:
· Для комплексной автоматизации участков бухгалтерского учета (работа с ОС и НМА, бухгалтерский учет, налоговый учет, кадровый учет, реализация)
· Для комплексной автоматизации этапов существующего бизнес процесса.
· Для решения обоих типов задач одновременно.
Автоматизация участков бухгалтерского учета
Согласно данной схеме, исходными данными для дальнейшей обработки является первичная документация, накапливающаяся на предприятии в процессе его хозяйственной деятельности. Другими словами, взаимодействие с поставщиками и заказчиками порождает определенные цифровые показатели, подлежащие дальнейшему учету, обсчету и анализу. Схема работает следующим образом. Взаимодействие с контрагентами порождает документооборот, являющейся основой для бухгалтерского и налогового учетов, а также образует оборотные средства предприятия. Объем продаж товаров или оказания услуг, приобретение основных средств, нематериальных активов, затраты на содержание офиса и проч. позволяют определить текущее финансовое состояние предприятия и являются основой для расчета налогов и подготовки отчетности в контролирующие органы. Исходные данные непосредственно не оказывают влияние на кадровый учет, однако данные самого кадрового учета оказывают существенное влияние на учет бухгалтерский. Процесс уплаты налогов и начисления заработной платы оказывает влияние на работу с банком и кассой, т.е. на объем оборотных средств предприятия. Данные получаемые в ходе ведения бухгалтерского, кадрового и налогового учетов позволяют проанализировать экономическую ситуацию на предприятии, составе доходов и затрат, эффективности работы торговых и производственных служб и т.д. На основе полученных в результате такого анализа выводов определяется бюджет, кадровая политика предприятия, требования к персоналу, формируется товарный ассортимент, пользующийся наибольшим спросом, и складской запас. Правильность сделанных выводов позволяет определить объем продаж заказчикам предприятия на основе данных оформляемых при продаже первичных документов. Схема замкнулась. При отсутствии хотя бы одного из перечисленных этапов деятельность предприятия не будет эффективной в угоду конкурентам.
Как можно видеть из схемы работы, данные, получаемые одним сотрудником используются другими в качестве исходных. Результаты работы разных сотрудников влияют на итоговые результаты предприятия в целом, исходные данные задействованы во всем процессе, кроме того, при выпадении одного из элементов схемы ее аналитическая составляющая становится невыполнимой.
Наша задача – автоматизировать нарисованный процесс с сохранением (либо улучшением) имеющихся схем обмена информацией, прав на информацию и обязанностей сотрудника, согласно штатному расписанию. Т.е. имея данные первичных документов в качестве исходного материала, получить данные бухгалтерского, налогового и кадрового учетов, а также анализ состояния предприятия в разрезе эффективности работы торгового и производственного персонала, анализ товарного ассортимента и состояния склада для эффективного планирования деятельности и дальнейшего развития предприятия.
· Процесс ввода и обработки введенных данных не выполняется параллельно, поскольку доступ в программу организован только с одного рабочего места.
· Аналитическая работа выполняется вообще за пределами бухгалтерии, как структурного подразделения, при выполнении анализа предприятия не должна приостанавливаться работа бухгалтерии
· В случае последовательного выполнения всех задач на одном рабочем месте произойдет значительное падение производительности труда сотрудников бухгалтерии (от 40%).
· При работе с ОП версией невозможно разграничение прав доступа, что приведет к нарушению сложившихся правил работы с информацией и значительному снижению уровня ее безопасности.
Какие выгоды получает предприятие от установки многопользовательской (сетевой) версии ПП?
· автоматизацию выполняемых сотрудниками бухгалтерии рутинных процедур.
· регламентированное разделение прав доступа к вводимой и обрабатываемой информации в соответствии с должностными обязанностями
· параллельное выполнение работ
· возможность в произвольный момент времени получать оперативные итоги работы
· возможность в произвольный момент времени получать коммерческую информацию для анализа структуры доходов и планирования затрат
· автоматизацию всех участков бухгалтерского учета
· повышение производительности труда сотрудников
· гарантию корректности вводимой и получаемой информации
· безопасность и сохранность вводимой информации
· возможность контроля работы
· получение данных об эффективности торгового и производственного персонала
Вывод: на предприятиях, имеющих несколько сотрудников в бухгалтерии, отвечающих за разные участки (или за разные этапы одного участка) бухгалтерского учета применение ОП версии не только не изменяет текущую ситуацию, но и приводит к увеличению издержек на ее содержание и падению производительности.
Автоматизация этапов бизнес процесса предприятия
На схеме представлен типовой бизнес процесс торговой компании (если компания занимается оказанием услуг, процесс «товарооборот» меняется на «оказание услуг»). В результате выбранной маркетинговой стратегии происходит формирование товарного ассортимента, ценообразования и складского запаса. Маркетинговые усилия служб предприятия создают поток входящих заказов, порождающих процессы документооборота (первичные документы, договора, коммерческие предложения, рекламации, проч.) и товарооборота (отгрузка оплаченного товара, перемещение товара между складами, закупка товара и работа с браком и проч.). Товар необходимо доставлять до офиса или склада заказчика, поэтому возникает процесс «Логистика», управляющий не только перемещениями товара (поступление, расход, резервирование, доставка), но и человеческими ресурсами предприятия (создание расписания визитов специалистов и проч.). В процессе работы с заказами существует необходимость постоянного мониторинга качества работы с заказчиками предприятия, это призван осуществить процесс «Оценка удовлетворенности». Товарооборот, документооборот, человеческие ресурсы и состояние складов несут исходную информацию для финансовых служб предприятия. В процессе анализа деятельности предприятия учитываются результаты всех процессов, а именно статистика заказов (соотношение «обращение/сделка», средняя сумма сделки, количество обращений заказчиков), бухгалтерские итоги, товарооборот, оценка удовлетворенности. Выводы сделанные на основании анализа оказывают существенное влияние на кадровый состав предприятия, на его маркетинговую политику. Как и в предыдущем случае для эффективного функционирования предприятия необходимо нормальное выполнение всех процессов и налаженные связи между ними.
Задачу централизации сбора, использования, анализа и хранения информации может быть решена только с помощью программного продукта, позволяющего «накрыть» весь бизнес-процесс без его существенного ограничения и с учетом существующих норм и правил.
Установка локальных версий ПО не решает поставленную задачу так как:
1. За процессы отвечают разные сотрудники, процессы происходят параллельно, ОП не допускает одновременной работы нескольких сотрудников.
2. Отсутствие разграничения прав доступа дает сотрудникам и третьим лицам возможность несанкционированного доступа к информации.
3. Отсутствие возможности доступа с различных рабочих мест создает потенциальную опасность нарушения порядка товаро- и документооборота
4. Велик риск случайной гибели данных
Какие выгоды получает предприятие от установки многопользовательской (сетевой) версии ПП:
1. автоматизацию процедур, выполняемых сотрудниками предприятия
2. регламентированное разделение прав доступа к вводимой и обрабатываемой информации в соответствии с должностными обязанностями
3. параллельное выполнение работ
4. возможность в произвольный момент времени получать оперативные итоги работы
5. возможность ведения и накопления коммерческой информации о заказчиках
6. оценку удовлетворенности заказчиков работой со службами предприятия
7. возможность контроля процессов работы с заказчиками
8. возможность в произвольный момент времени получать коммерческую информацию для анализа структуры доходов и планирования затрат
9. автоматизацию всех этапов бизнес процесса
10. повышение производительности труда сотрудников
11. гарантию корректности вводимой и получаемой информации
12. безопасность и сохранность вводимой информации
13. возможность контроля работы сотрудников
14. получение данных об эффективности торгового и производственного персонала
Этапы автоматизации.
В заключение рассмотрим процесс внедрения прикладного экономического программного обеспечения. Соблюдение этих этапов позволит до начала работ оценить квалификацию поставщика программного продукта и защитить предприятие от лишних затрат. Итак, процесс внедрения программного обеспечения состоит из нескольких этапов:
· Экспресс-обследование. На данном этапе выясняется порядок работы предприятия, основные участники бизнес-процесса и решаемые ими задачи, конечная цель работы каждого из них, контрольные точки рабочего процесса каждого из участников. Также выясняется состав технологических ресурсов предприятия, какие данные и в каком формате присутствуют в текущий момент времени, какие из них будут использоваться в новом ПО.
· Подбор ПО. Необходимо выбрать ПО с учетом данных обследования, в случае невозможности его использования на данной технической базе или вследствие вопросов совместимости, определить необходимые ресурсы для устранения препятствий. На данном этапе объясняются причины выбора ПО, разъясняется необходимость последующей поддержки (сопровождения) ПО и его стоимость.
· Внедрение ПО. Ввод нового ПО в эксплуатацию производится с учетом уже существующих на предприятии ролей и правил работы с информацией, проводится разграничение прав доступа, импортируются данных из ранее использовавшихся систем, проводится проверка корректности функционирования ПО.
· Обучение персонала. Обучение сотрудников предприятия работе с новым ПО проводится в соответствии с ролями и правилами работы с информацией, также объясняется порядок решения возникающих вопросов, порядка сопровождения.
· Сопровождение ПО. Выполнение комплекса работ по непрерывной поддержке системы в актуальном и работоспособном состоянии, либо создание условий для такой поддержки силами специалистов предприятия.
· Анализ результата внедрения ПО. Через промежуток времени компания, проводившая внедрение, совместно со специалистами предприятия-заказчика, должна выяснить результат внедрения, степень достижения первоначальных целей и удовлетворенность сотрудников предприятия проведенными работами.
Результатом проведения этих работ становится ясное и однотипное представление, как со стороны предприятия-заказчика, так и со стороны исполнителя о следующих факторах:
· Причины автоматизации
· Выгоды, приобретаемые заказчиком от автоматизации
· Выбранные подходы и программное обеспечение
· Этапы внедрения, результат на каждом этапе
· Сроки внедрения
· Параметры оценки результата внедрения
Заключение.
- Добрый день! Соедините меня, пожалуйста, с главным бухгалтером по поводу поставки программного обеспечения для автоматизации …
- …
Перед тем как сразу ответить на этот вопрос в следующий раз, задумайтесь — быть может, они правы, и вопрос назрел?
Обращаем Ваше внимание на то, что данный сайт носит исключительно информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, определяемой положениями ч. 2 ст. 437 ГK РФ.
Россия, г.Тольятти,ул. 40 лет Победы, д. 96, оф. 312
+7 (8482) 20-50-50 +7 9270 200205
© 2000-2024 МАК'С Все права защищены.
